Holded o Stel Order: cual encaja mejor según cómo funciona tu empresa

Es probable que lleves tiempo pensando en qué herramienta elegir para gestionar tu empresa, sobre todo, el tema de la facturación.

Especialmente, en tiempos de Verifactu.

Pero no hay que dejarse llevar solo por Verifactu y por las funcionalidades exclusivas de facturación. Cualquier buena herramienta nos va a permitir gestionar clientes, presupuestos, facturas, productos y otras áreas habituales de una PYME. Por supuesto, estas dos herramientas cumplen con todas estas funcionalidades súper bien.

Pero precisamente porque esta parte básica está resuelta, la mirada estratégica debe ir hacia los "puntos extra", aquellos que nos van a facilitar la vida en otros ámbitos que igual no nos habíamos planteado.

Por ejemplo:

¿Tu empresa necesita centralizar administración, facturación, contabilidad y gestión? ¿Necesita controlar órdenes de trabajo, técnicos, materiales o intervenciones fuera de la oficina? ¿Trabajáis por proyectos o por órdenes de trabajo? ¿Qué parte de la operativa será más importante en el futuro cercano?

Holded y STEL Order pueden solaparse en muchas funciones, pero cada una tiene un centro de gravedad diferente. Entenderlo es mucho más útil que intentar decidir cual es "mejor".

Dos formas diferentes de entender la empresa

Holded es un centro administrativo y de gestión transversal

Holded está pensado para reunir en una única plataforma diferentes áreas del negocio, partiendo de la facturación y centrado en la contabilidad.

Alrededor de estas dos grandes funcionalidades, que resuelve de manera brillante, orbitan las compras y los gastos, las ventas, los flujos comerciales (a través de su CRM), la gestión de las tareas (a través de su herramienta de gestión de proyectos), los productos y su inventario, el equipo y las nóminas.

Un flujo típico podría ser este:

o este:

Esto no significa que Holded sea únicamente un programa para hacer la contabilidad, sino más bien que su propuesta tiende a crecer desde la gestión administrativa hacia el resto de la empresa.

STEL Order es un centro operativo y comercial

Como decía antes, STEL Order también resuelve estupendamente la cuestión de la facturación y compras, así como temas relacionados con la gestión de clientes, productos e inventario.

Sin embargo, su punto fuerte se hace visible cuando el trabajo se realiza fuera de la oficina. Por ejemplo, tiene sentido en flujos como este:

O, especialmente, donde un servicio continúa con su mantenimiento después de la instalación:

Como ves, mucha información se genera durante la visita, durante la intervención o trabajo realizado en las instalaciones del cliente.

Cuáles son las claves para elegir

Piensa en cuales son los principales flujos que se siguen en tu empresa. Con ellos en mente, responder a estas preguntas probablemente te lleven a la elección sin mucho debate:

¿Dónde se realiza el trabajo?

Cuando la mayor parte del trabajo del equipo trabaja en una oficina ( o en remoto, en casa, en un coworking ) lo normal es que pese más la gestión de los proyectos, facturación, finanzas y coordinación interna.

Cuando en tu equipo hay técnicos, comerciales, instaladores, personal desplazado para hacer tareas técnicas o intervenciones en la calle, la movilidad es una parte central del sistema.

¿Cuál es la unidad principal del negocio?

En algunas empresas la unidad principal es el proyecto: en un proyecto hay presupuesto, equipo, horas, costes, fechas de entrega y rentabilidad.

En otras, la unidad principal es la intervención: en una intervención hay una visita, un técnico, una incidencia, materiales utilizados, partes, firmas... y al final, una facturación.

Holded suele adaptarse mejor a las empresas que tienen el primer enfoque, mientras que las del segundo enfoque suelen caer mejor en STEL Order.

¿Cómo sueles llevar la contabilidad hoy, y cómo la piensas llevar "mañana"?

Holded permite que la contabilidad forme parte del propio sistema de gestión. Es más, Holded va generando elementos contables (asientos, cuentas contables, ...) incluso en planes donde no está incluída la contabilidad, porque es una plataforma que nace desde ahí.

STEL Order dispone de una aplicación de contabilidad que permite gestionar cuentas contables y exportarlas a tu sistema principal de contabilidad. Pero no busca ser tu sistema principal de contabilidad. Normalmente esta se suele llevar en estos casos a través de la asesoría fiscal.

Aquí lo importante no es tanto apuntar quién tiene o no contabilidad integrada. Lo vais a ver varias veces en este post: no se trata de "quién tiene más cosas", sino de si te cuadra más con tu forma de funcionar actual y a futuro. En este sentido cabría preguntarse:

• ¿Quién va a llevar la contabilidad?
• ¿Dónde se va a revisar?
• ¿Vas invitar a tu asesor a trabajar dentro de tu aplicación?
• ¿La dirección de la empresa sabe llevar la contabilidad y le interesa consultar la información financiera en el mismo entorno?

¿Qué personas en tu empresa utilizarán el sistema a diario?

Es un error habitual que una persona, la que más sabe de todo en la empresa, contrata el software que más se adapta a su forma de trabajar. Esto, como ya hemos visto en otras ocasiones, es un síntoma de fragilidad.

La herramienta debe adaptarse a la forma de trabajar de los que van a trabajar con ella a diario, por lo que conviene identificar si estos van a ser personal de administración, directivos, comerciales, técnicos, responsables de mantenimiento o reparaciones, project managers, asesorías, ...

Qué suele encajar mejor según el tipo de empresa

Consultorías, agencias, despachos profesionales

Este tipo de empresas suelen necesitar mucha más ayuda en la gestión de los clientes (CRM), la gestión de los proyectos, tareas y microtareas.

El tiempo empleado en las tareas y la asignación a proyectos suelen ser muy importantes, así como el control de la rentabilidad por los tiempos y la facturación asociada.

En este terreno, Holded suele tener un encaje más natural porque busca centralizar administración, facturación, contabilidad y gestión general.

Instaladores, mantenimiento, servicio técnico

Por poner algunos ejemplos: climatización, electricidad, fontanería, telecomunicaciones, placas solares, maquinaria, mantenimiento informático, mantenimiento industrial...

En estos casos lo más importante es la gestión de los técnicos desplazados, la gestión de las incidencias, los partes de trabajo y su firma (algunas veces incluyendo fotografías), materiales utilizados, activos instalados, mantenimientos preventivos y movilidad en general.

En este terreno, STEL Order suele tener un encaje más natural, porque estos procesos forman parte de su operativa principal.

Estudios de arquitectura, ingenierías y oficinas técnicas

En estos casos depende mucho de hacia dónde se mueva más la balanza de los flujos más representativos en cada caso.

Dos empresas del mismo sector pueden necesitar herramientas diferentes. Aquí la diferencia suele estar en si venden principalmente conocimiento o ejecutan los trabajos sobre el terreno.

En nuestro caso, incluso, hemos desarrollado una aplicación específica, que se integra perfectamente con ambos opciones, para complementar de una manera natural la gestión de proyectos, tareas y registro horario con los puntos fuertes de STEL Order y Holded.

Distribuidores y equipos comerciales en movilidad

STEL Order puede encajar bien si los comerciales necesitan realizar operaciones en movilidad: consultar catálogos y tarifas, crear presupuestos y pedidos, revisar stock, generar albaranes, firmar un parte o incluso cobrar durante una visita.

Holded resulta más cómodo si la prioridad está en conectar el ecommerce, o en el backoffice y la contabilidad.

Startups y empresas digitales

Normalmente estas empresas valoran muy positivamente la disponibilidad de automatizaciones, API y conexión con aplicaciones propias. Ambas aplicaciones disponen de estas opciones.

Ambas pueden actuar como centro administrativo de un ecosistema digital.

Y nosotros somos testigos porque hemos hecho integraciones tanto con Holded como con STEL Order, tanto con Patometer como con aplicaciones internas de nuestros clientes o con aplicaciones o protocolos de terceros.

Depende, de nuevo, de cuales sean los flujos más importantes en tu empresa. De si es más importante el inventario, la gestión de relaciones con clientes, la integración de terceros, la gestión de proyectos, los ecommerce, la atención postventa, el mantenimiento de instalaciones, ... En fin, no me quiero repetir.

Mi empresa no encaja en nada parecido

Es verdad que hay empresas que mezclan varias realidades. Lo he comentado en algunos casos de la sección anterior. Es posible (y lo hemos tratado) que una empresa de arquitectura combine:

• El diseño y la gestión de proyectos
• La gestión de equipos
• Ejecución de tareas en movilidad
• Control de horas
• Facturación de servicios, pero también de materiales

Así que en estos casos conviene no llevarse a conclusiones precipitadas.

También es importante tener en cuenta que una sola herramienta no tiene por qué resolverlo todo. De hecho es normal que así sea.

Por eso prefiero volver a puntualizar: lo importante antes de nada es descubrir tu empresa: cuales son sus flujos más importantes, qué actividades generan más ingresos, qué procesos generan más errores o retrasos, qué información necesita dirección, qué equipo utiliza más el sistema, qué parte del negocio espera más crecimiento o qué proceso no puede fallar.

Una vez descubierto nos podemos encontrar con ejemplos como este:

• STEL Order puede gestionar las intervenciones y la gestión del Servicio de Atención al Cliente.
• Holded puede actuar como centro administrativo y financiero.
• Patometer puede controlar proyectos, horas y rentabilidad, integrando las fortalezas de ambas y evitando las duplicidades entre ellas.

Es solo un ejemplo.

La decisión no siempre es encontrar el "programa perfecto", sino en diseñar la arquitectura más sencilla para tu empresa, donde cada herramienta haga lo que tiene que hacer y nos haga la vida más fácil.

Que nuestra empresa sea lo menos frágil posible.

Puedes probar antes de decidir

Ambas herramientas disponen de un periodo gratuito antes de elegir. Pero aquí lo que te recomiendo es lo siguiente: no te saques la cuenta antes de tener planificado en tu agenda un día en el que hacer una prueba exhaustiva que te sirva de verdad, para que esos días de prueba no sean solo un "alargue" gratuito de tu suscripción, sino una prueba que de verdad te sirva para tomar la decisión.

Una vez hecho esto, te doy varias pruebas que te pueden ser de utilidad tener más o menos planificadas para el momento de sentarte a testear:

Prueba 1 : de la oportunidad al cobro

Comprueba el proceso completo desde que aparece una oportunidad en el horizonte hasta que le cobras el servicio:

1. Crea un cliente
2. Crea una oportunidad
3. Elabora un presupuesto
4. Crea una factura a partir del presupuesto
5. Realiza un cobro de la factura.

Chequea si el proceso es claro y si toda la información queda disponible luego para administración, dirección o cualquier otro rol involucrado.

Modifica el proceso según tu forma de operar. Igual en tu caso necesitas crear previsión de facturación antes de crear facturas; o prefieres recibir una solicitud explícita antes de realizar un presupuesto. O sencillamente no realizas presupuestos porque facturas directamente incidencias. En este último caso, esta prueba no te serviría.

Prueba 2 : ejecución de un trabajo

Adapta el siguiente proceso a tu forma de trabajar. De nuevo, pruébalo en ambas aplicaciones y chequea si puedes reproducir:

1. La asignación de un trabajo a un miembro del equipo
2. Planificación
3. Asignación o registro de horas o intervención
4. Seguimiento de materiales, firmas, confirmación de entrega
5. Asignación o generación de documentación relacionada
6. Cierre.

Aquí suele aparecer bastantes diferencias entre cómo opera una empresa organizada por proyectos y otra organizada por trabajos.

Si adaptas el proceso y lo pruebas en ambos sistemas, probablemente veas fricciones en uno y claridad en otro.

Prueba 3 : informes o revisión por dirección

Sin necesidad de exportar información, solo con lo que te ofrecen las aplicaciones, intenta responder:

• ¿Qué tengo pendiente hoy?
• ¿Qué hemos facturado?
• ¿Qué falta por cobrar?
• ¿Qué trabajos están bloqueados?
• ¿Qué proyectos o servicios son rentables?
• ¿Qué necesita atención esta semana?

Ambas herramientas te pueden responder a estas preguntas. Pero cuando hagas la prueba, en función de tu forma de operar y del tipo de empresa que tengas, verás de nuevo que una te es más cómoda que otra.

La que menos esfuerzo te genere para extraer la información que es vital para ti, será la elección correcta.

Entonces, ¿Holded o STEL Order?

A modo de resumen muy general:

Holded suele encajar mejor cuando la empresa quiere construir un centro administrativo y financiero que conecte con facturación, contabilidad, tesorería y CRM.

STEL Order suele encajar mejor cuando el núcleo del negocio está en la ejecución: técnicos, trabajos en movilidad, partes, incidencias, firmas y mantenimientos.

Si tu empresa combina ambas realidades, sigue habiendo algunas cuestiones que pueden inclinar la balanza:

• ¿Qué proceso es crítico para ti?
• ¿Qué usuarios trabajarán cada día con la herramienta?
• ¿Dónde debe vivir la contabilidad? (no confundir con la facturación)

Procura no dejarte llevar por un listado de funcionalidades. Elige el sistema cuya lógica y centro de gravedad se parezca más a la forma en que trabaja tu empresa.

¿Sigues sin tener claro cual encaja mejor?

En Mister Pato podemos ayudarte a

• revisar tu operativa,
• comparar ambas herramientas con procesos reales,
• configurar e implantar estas u otras herramientas
• migrar la información
• integrar estas herramientas con otras (o entre ellas)
• diseñar una solución combinada cuando una sola herramienta no es suficiente.

Preguntas frecuentes

¿Holded y STEL Order hacen lo mismo?

Comparten áreas comunes a muchas otras aplicaciones: clientes, presupuestos, facturas, compras, productos, CRM, ... pero están orientados a formas de trabajar claramente diferentes.

¿Cuál encaja mejor en una empresa de servicios?

Depende del tipo de servicio. Una consultora y una empresa de mantenimiento son empresas de servicios, pero sus procesos son muy distintos.

¿Cuál suele encajar mejor para instaladores y técnicos?

STEL Order suele tener un encaje más directo, especialmente cuando hay técnicos desplazados, partes, incidencias y mantenimientos.

¿Cuál suele encajar mejor para una consultora o agencia?

Holded suele funcionar mejor como base administrativa, financiera y comercial.

¿Ambos pueden integrarse con otras aplicaciones?

Sí. Ambos disponen de opciones de integración y API.
Nosotros somos expertos en integrar ambos sistemas con otras aplicaciones.

¿Puedo cambiar de uno a otro más adelante?

Sí, pero el coste no está unicamente en trasladar datos. Es muy interesante que tomes una decisión informada y estratégica de larga duración.

Por poner un ejemplo, es como cambiar de asesoría: puedes cambiar, pero se espera que sea una relación larga y cambiar nunca suele ser una cosa de un día para otro.