Serie: Arquitectura operativa para empresas de servicios.
Lo que me iguala
Pero lo mío es diferente. Cuántas veces habré escuchado esto.
Por supuesto que hay empresas con operativas diferentes. No es lo mismo gestionar un restaurante, una tienda de ropa o un despacho de abogados.
Sin embargo, la anatomía de un estudio de arquitectura o interiorismo, o uno de ingeniería, o incluso el despacho de abogados del que hablaba antes, sí que es compartida: su producto es la suma de capacidad + conocimiento + horas.
Da igual cómo lo vendan. Da igual cómo lo empaqueten. Es la misma suma, la misma estructura, y deben tenerla perfectamente engrasada para generar ingresos y ser rentables: capacidad + conocimiento + horas.
Lo que me hace único
A todos nos gusta pensar que lo que tenemos entre las manos es algo único, irrepetible, diferenciador... y la ostia de complicado.
Y una parte lo es: la forma de entender el problema de tu cliente, el cómo lo tratas, tu especialización. Lo humano, al fin y al cabo.
Pero no lo es lo que sostiene la operación: procesos, proyectos, horas, facturación, información. Esto es la infraestructura. Y la infraestructura debería ser invisible. Debería funcionar sola, sin que nadie tenga que pensar demasiado en ella.
Y esto lleva a lo que decía antes: capacidad, conocimiento y horas deben estar perfectamente engrasadas para que no se vaya más energía en coordinar que en hacer.
Es decir: deja de perder el tiempo en la gestión y pasa más tiempo en tu aportación de valor real.
En qué puedo dejar de perder el tiempo ya
Si tienes una empresa de servicios, una de esas como las que hablaba antes, es bastante probable que te suenen estas frases: "... no sé cuánto me está costando este proyecto ya..." "... todo pasa por mi..." "... a esto le estamos echando ya demasiadas horas..." "... esto no está pagao... "
En serio, no me digas que no te suenan.
Todas vienen del mismo sitio: de tener que reconstruir información que debería estar ya ahí. Evaluando horas echando la vista atrás con la cabeza. Mirando correos y correos a ver en qué momento se fue la cosa de las manos. Rebuscando en el WhatsApp cuándo fue la última vez que tu compañero avanzó en aquella tarea que le escribiste en un momento de urgencias (que suelen ser muchos cuando hay mucho lío y poca organización).
Ahí van algunas ideas prácticas para evitar todo esto:
- deja de pensar cual es el siguiente paso: estructura tus proyectos por línea de negocio o por tipología
- deja de pensar cuánto tiempo hemos "gastado" en este proyecto: registra las horas.
- deja de rebuscar entre los correos información de valor: centraliza una fuente única de verdad donde esté toda la información bien categorizada. No solamente para los archivos del cliente (muchos seguro que tenéis ya un Google Drive/ iCloud/ NAS compartido o llámale como quieras), sino también las tareas, los pendientes, los siguientes pasos, las fechas de los ciclos, ...
- deja de guardar en tu cabeza o en tu agenda recordatorios importantes para la empresa: no solo es que se te puede olvidar, es que, si no estás hoy, la empresa se puede parar.
- deja de ir a la herramienta de facturación a ver si este cliente nos ha pagado lo suficiente para el coñazo que dan: integra tu herramienta de facturación en tu ecosistema.
No somos tan diferentes
Estoy bastante seguro de que, aunque no sufras todos los puntos de la sección anterior, muchos de ellos son transversales a empresas de servicios que, a priori, parecen no tener nada que ver.
Lo que tenemos en común muchas empresas de servicios puede que no sea el tamaño ni el sector. Lo que tenemos en común es la estructura de los problemas más fáciles de resolver.
Y eso tiene una implicación práctica: si el problema es estructuralmente el mismo, la forma de abordarlo también puede serlo.
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