El año que viene iba a ser uno de esos años en los que muchos empresarios iban a ser digitalizados con un par de empujoncitos legislativos: la ley Crea y Crece , los requisitos de los sistemas de facturación de la ley Antifraude (y su famoso Verifactu) y la de registro horario.
Sí, hay otros empujoncitos, pero estos son los más conocidos.
Pero parece que no llegarán nunca. Unos se sienten aliviados por los nuevos retrasos. Otros se sienten defraudados por haber invertido en digitalización y que al final no les obligue nadie. Hay quien se da golpes de pecho por haber participado en que podamos colocarnos en el vagón de cola de la digitalización europea.
Yo hoy escribo para todos aquellos que prefieren ser dueños de sus propias decisiones. Aquellos que ya saben que digitalizar "es bien" para sus negocios, porque digitalizar es parte de hacer seria una empresa. Para aquellos que, si bien un buen empujoncito les ayuda a tomar la decisión final, o incluso a descubrir cosas que no conocían, deciden tirar para adelante.
Para ellos va esta pequeña lista de solo tres elementos que me parecen la base, lo fundamental, lo core, de una empresa. Estas tres cosas cuya digitalización al máximo nivel posible, puede aligerar aquellos procesos que hoy son un peñazo y que no nos dejan ocuparnos de lo realmente importante. Esas tareas improductivas que no nos permiten ser mejores empresarios, sino estupendos autoempleados a jornada completa.
Y son las que siguen (spoiler: ya las he dicho en el título).
La facturación: digitalizar mucho más que emitir facturas
Facturar no es más que la justificación fiscal de las operaciones comerciales que realizamos en el día a día. Igual mi definición no es muy ortodoxa.
Pero el trámite de facturar no solo nos permite informar a Hacienda de lo que hacemos. También nos permite contabilizar.
¿Sabías que las primeras pruebas de escritura de los seres humanos surgieron de la necesidad de contabilizar? Y es que contabilizar los movimientos de nuestra empresa nos permite conocerla mejor y, por lo tanto, tomar mejores decisiones.
Pero esto no quiere decir que tengamos que perder tanto tiempo ni energía en esta tarea. Tampoco en lo que rodea el mero hecho de facturar: gestionar una base de datos de clientes, generar presupuestos, contabilizar gastos, conciliar los movimientos bancarios, comunicarnos con nuestra asesoría.
Para resolver este punto, nosotros apostamos fuerte por Holded, porque facilita y automatiza todas esas tareas para la mayor parte de los tipos de empresa que te puedas imaginar.
Hay otras soluciones en el mercado que pueden encajar también en determinados casos, como Stel Order o Beel.
Por lo que no digitalizar este grano en el culo es una cuestión de empecinamiento.
El registro horario: convertir una obligación en información útil
El registro horario se concibe por parte de muchos empleados como una manera más del empleador de controlar sus movimientos.
Y luego está el empleador que lo concibe como una manera más del gobierno para controlar los suyos.
Unos y otros pueden verlo como una tarea burocrática que les dificulta la operación y que no sirve para nada.
La realidad es que si contabilizar los euros que entran y salen de la empresa es importante, hacerlo también con el tiempo que invertimos en las operaciones es lo que cierra el círculo. La tarea más delicada es ponerlo en marcha sin penalizar la actividad.
Desde luego hacerlo en un papel o en un Excel no parece ser la manera menos penosa de llevarlo a cabo.
Digitalizar este proceso es lo que puede conseguir que el registro horario no sea un trabajo, sino algo que sale solo, que se hace solo, casi sin darse uno cuenta. Y cuando se hace así, y al final de mes recibes la información y la cruzas con los euros... ahí es cuando te empiezas a preguntar por qué no lo has digitalizado antes.
También hay muchas soluciones en el mercado para esto. La que te encaja dependerá mucho de tu operativa. Dos opciones que nosotros trabajamos mucho pueden ser el registro horario que viene incorporado en Holded, o nuestro Patometer.
Gestionar proyectos: conectar tiempo, trabajo y rentabilidad
Esta es opcional. Es cierto que si tu empresa no trabaja por proyectos, puedes saltarte esta sección.
Si tu empresa trabaja por proyectos, digitalizar la gestión de los proyectos es lo que completa la tríada virtuosa: conocer los euros que entran y salen, el tiempo que se invierte, y asociar ambas contabilidades con los proyectos, lleva a tener un control bastante completo de la empresa. Con solo esas tres patas.
Una ingeniería puede facturar 8.000 € por un proyecto y pensar que ha sido rentable.
Pero si ese proyecto ha consumido 220 horas del equipo en lugar de las 120 previstas, la realidad cambia bastante.
Y aquí está la gracia de conectar las tres piezas, en resumidas cuentas:
Facturación te dice cuánto ingresas.
Registro horario te dice cuánto tiempo consumes.
Proyectos te dicen dónde ocurre cada cosa.
Pero la gestión de los proyectos se suele llevar en herramientas tan variopintas como Trello, Notion, Excel, ... Gmail... Whatsapp... la agenda de 1985, .... en fin... como se puede. Y es básicamente porque pensamos en la herramienta antes que en los procesos, en cómo fluye la operación.
Hay que darle una oportunidad al proceso. A cómo funciona cada una de nuestras líneas de negocio. Y qué tareas son transversales a todas. Dibujar, negro sobre blanco, antes de elegir la herramienta definitiva.
Pero sí, al final del día, una vez tengas claro ese dibujo, digitalizarlo será menos comprar herramientas y más decisión estratégica.
Arquitectura digital: dibuja tu sistema antes de elegir herramientas
Las empresas nos parecemos mucho más de lo que creemos si nos vamos a lo atómico, al núcleo, a lo basiquísimo. Por encima de la tríada podrán existir muchas otras cosas. Que podrás digitalizar o no. Pero este mínimo básico es bastante recomendable.
Dicho esto, lo ideal es dibujar tu sistema. Puede ser que se complique o se simplifique aún más de lo que yo he expuesto aquí.
Pero es esto exactamente lo que entendemos por arquitectura digital: decidir qué sistema hace qué, dónde vive cada dato y cómo fluye la información entre herramientas.
Lo indispensable es dibujar, conocer tu empresa, tomar tú las decisiones sobre cómo quieres operar, sobre dónde te compensa menos ser frágil, y resolverlo o no de forma consciente.
Una vez dibujado, toca asumir prioridades, y digitalizar.
El 23 de Octubre nos vemos en Torremolinos
De esto, y de cómo podemos ayudarte a diseñar la arquitectura digital de tu empresa, a marcarte una hoja de ruta priorizada e incluso a implementar las acciones para digitalizar la operativa de tu empresa, es de lo que estaremos encantados de hablar contigo en la próxima Expo BNI Málaga el próximo 23 de Octubre (2026) en el Hotel Leonardo de Torremolinos (antiguo Hotel Cervantes).
En el stand 21 podrás hacer en dos minutos nuestro chequeo operativo y ver dónde tienes hoy más fricción: facturación, registro horario, proyectos, rentabilidad o integración entre herramientas.
Si ya trabajas con Holded o estás valorando implantarlo, también podemos revisar contigo cómo encajarlo dentro de la operativa completa de tu empresa.