Cómo organizar proyectos en una empresa pequeña - guía práctica

Es bastante común encontrarse con empresas que gestionan sus proyectos en Excel y que se coordinan con sus equipos con Whatsapp. Si complementas este sistema con tu cabeza para recordarlo todo, este artículo es para ti.

Y no porque estés haciendo algo mal. Quien no haya empezado así que tire la primera piedra. Pero este sistema empieza a hacerse bastante frágil en cuanto el equipo crece más allá de las 2 o 3 personas.

Este post lo escribo para aquellos que quieran cambiar la dinámica. Que quieran empezar a construir un sistema por encima de herramientas.

En qué se queda corto Excel

Cuando nos ponemos a intentar mejorar nuestra actual organización de proyectos, se suele empezar con algo así:

Iniciar una lista de tareas
Empezar a usar aplicaciones como Trello o Notion
Apuntar cosas en un Excel, diseñando tablas que se van complicando con el tiempo

De esta manera solo estamos gestionando trozos sueltos de un proyecto. Y empiezan a aparecer complicaciones:

No sabemos en qué estado real está el proyecto.
Tenemos que hacer preguntas a gente del equipo... o al cliente.
Cada cual en la empresa trabaja a su manera.
Y los proyectos empiezan a alargarse sin saber muy bien por qué.

Esto es bastante común en las empresas de servicios pequeñas.

Qué significa entonces organizar proyectos

Para empezar: tener una estructura clara y compartida.

Luego podremos hablar de herramientas, pero a corto lo importante es la claridad y que todos los compañeros trabajen igual.

Voy a detallar algunos conceptos para definir esa estructura:

Tipos de proyecto

No todo es un proyecto. Hay que distinguir distintos tipos de proyectos, que se distinguen en sus fases de trabajo. Por ejemplo:

Proyectos cerrados (de qué tipo cada uno?)
Mantenimientos
Soporte

Si mezclamos todo empezamos a perder el control.

Fases de trabajo

Cada tipo de proyecto debería seguir un camino claro. Por ejemplo:

Análisis
Ejecución
Revisión
Entrega

Si cada proyecto tiene fases distintas sin una base predefinida, empezamos a perder el sistema.

Estados de un proyecto

Para saber en qué momento se encuentra un proyecto, deberíamos tener claridad de cuales son los estados que podrían tener de forma genérica de antemano.

No tendríamos que preguntarnos qué significa que esté en un estado concreto durante su ejecución. Qué implicaciones tiene.

Deberíamos tener claridad de antemano cuales son estos estados. Por ejemplo:

Pendiente
En curso
Bloqueado
En revisión
Finalizado

Responsables

Tanto para un proyecto como para tareas específicas, no es lo mismo quién es, en cada caso:

El responsable
El informador (quién ha creado el proyecto o la tarea)
El ejecutor
El revisor (opcional pero muy interesante)

Un error muy común

Normalmente este tipo de cosas intentamos arreglarlas con las herramientas existentes que alguien nos ha recomendado, o que hemos visto en internet, o que conocemos porque llegó a nuestra vida, por lo que sea.

Vamos a probar con Notion o Trello.
Mi colega tiene una empresa como la mía y utilizan Asana.
Yo creo que con una tabla en Excel lo tenemos.

Ya te digo yo que no suele funcionar. Al final estamos creando un punto de fragilidad. Este tipo de herramientas se implementan porque alguien de la organización tiene inquietudes, y finalmente se convierte en la herramienta que solo él sabe cómo gestionar.

La persona se convierte en el cuello de botella.

Cómo empezar a organizar tus proyectos - de verdad

No hace falta montar el super sistema perfecto desde el principio. Este es un error muy común que me encuentro constantemente. Queremos pasar de cero a cien en el minuto uno.

Vamos a empezar por lo básico.

Paso 1: define una estructura simple

2 o 3 tipos de proyecto - a mi me sirve distinguir líneas de negocio + procesos transversales.
4 o 6 fases
4 o 5 estados.

Nada más.

Paso 2: una única fuente de verdad

En lugar de montar un Excel con un Whatsapp y con un Drive... elige un sitio único donde viven los proyectos.

Paso 3: evita depender de la memoria

La tuya o la del talento con inquietudes que empieza a montar el sistema por su cuenta.

Si tú o algún otro responsable tienes que preguntar a otro: ¿Cómo va esto? Algo está fallando.

Ejemplo práctico

En mi empresa tenemos estos tipos de proyecto:

Los que definen líneas de negocio (que obviamente tienen fases diferentes):

Partner tecnológico
Proyectos de integración y/o desarrollo
Consultoría

Procesos transversales:

Gestión/administración
Comercial/Ventas

Las fases de cada uno de estos tipos de proyecto son diferentes. Por ejemplo, en Integración y desarrollo tenemos:

Backlog - Pila: son las tareas a las que en algún momento hay que meterle mano
In progress - En progreso: son las tareas que ahora mismo alguien está ocupado en realizar
Quality - Calidad: la tarea está terminada, pero alguien está ocupado en su revisión
Done - Hecho: la tarea está terminada y puesta en producción.

Os podéis imaginar que en Consultoría, las fases son diferentes. En nuestro caso son estas:

Pendiente: cada caso viene del proceso Comercial. Aquí llegan ya pendientes de poner en marcha las sesiones de análisis.
Sesiones de análisis
Síntesis
Presentación.

En nuestro caso (no tiene por qué pasarte a ti), preferimos llamar tareas a las que están en un Proyecto para un cliente concreto, y casos cuando son procesos, como el caso de la Consultoría, en el que cada ficha es para un cliente.

Aquí, tanto tareas como casos solo pueden estar archivadas o no, ya que sus estados se conocen por la fase en la que se encuentran.

Los proyectos sí pueden estar:

Planificados
En progreso
Bloqueados - Imagina ese proyecto que está parado por un cobro pendiente, o por la firma de un contrato o por la aceptación de una etapa.
Completado
Cancelado

Lo importante de lo que conseguimos con esto: cualquier persona del equipo puede ver un proyecto y entender:

En qué estado se encuentra
Quién lo lleva
Qué falta para terminar.

Sin preguntar.

En nuestro caso, con Patometer, incluso sabemos con cifras si el proyecto se nos está yendo de madre, económicamente y/o en cuestión de tiempos.

En resumen

Si te suena alguna de estas cosas:

"Esto lo tenemos que ver"
Los proyectos se alargan y no sabes muy bien las causas
Hay tareas que se olvidan
Hay cierta sensación de descontrol
Hay alguien por el que pasa todo o es el único que conoce ciertos procedimientos

tienes una oportunidad excepcional de mejorar tu sistema de trabajo. Organizar proyectos y formarlizar un sistema no va de trabajar más. ¡Al contrario!

Puedes empezar a dejar de improvisar, dormir más tranquilo, trabajar menos y ser más rentable en tu negocio. Es la diferencia entre sobrevivir / autoemplearse o tener un negocio antifrágil.

Si estás en este punto no necesitas empezar a evaluar más nuevas herramientas "trending". En Mister Pato ayudamos precisamente a esto.

Si quieres, puedo ver tu caso y decirte por dónde empezar.