Trabajar con estructura, decidir con datos

Las hojas de cálculo son una extraordinaria herramienta. Pero igual que un martillo no está hecho para atornillar, una hoja de cálculo (Excel, Calc, Google Spreadsheets, Numbers, ...) no está diseñada para gestionar una empresa.

El correo electrónico es una valiosísima herramienta de comunicación. También lo es Whatsapp. Pero igual que no es aconsejable clavar clavos con unos alicates, o al menos no hacerlo de forma continuada, como herramienta de trabajo habitual, tampoco es aconsejable utilizar el correo electrónico o el whatsapp para gestionar los proyectos o la operativa de una empresa.

Todos hemos empezado por ahí en algún momento. Todos hemos hecho presupuestos y facturas con Office (o con LibreOffice en mi caso). Todos hemos hecho una estimación de ventas o una hoja de ingresos y pagos, o incluso una tabla de cómo van mis proyectos en una hoja de cálculo. Es tan fácil hacerla, ¿verdad?

Y ahí es donde yo veo el problema más complejo de resolver: herramientas como las hojas de cálculo son literalmente tablas en blanco. Una tabula rasa en la que desplegar cualquier cosa que aparezca por la imaginación del autor. En la que volcar ese montón de ilusiones de mejorar la manera en la que se hacen las cosas.

Pero, como les ocurre a veces a los escritores, a veces la pizarra en blanco da miedo. La libertad y el desconocimiento hacen el resto.

Es por eso que herramientas que proporcionan la libertad total para organizar la operativa, como pueden ser los mencionados excels, u otras herramientas como Trello o Notion, suelen acabar en completo desastre, o en una serie de tardes perdidas en crear algo que finalmente no se usa.

En Mister Pato hemos estado trabajando algún tiempo con una herramienta de desarrollo propio para combinar varias funcionalidades que llevábamos solucionando de forma dispersa con otras soluciones que no terminaban de cubrir nuestras necesidades. Hablo principalmente de gestión de proyectos, combinada con registro horario e integración con la facturación.

Los objetivos principales que queríamos cubrir eran estos:

• Cumplir con la ley de registro horario
• Tener trazabilidad de cómo van los proyectos que tenemos en marcha: estado y tareas.
• Que el registro horario y la trazabilidad de los proyectos estén bien engrasados, sin perjuicio del cumplimiento normativo.
• Poder disponer de un informe de rentabilidad que tenga en cuenta tiempos, pero también facturación de compra y venta.

Y lo hemos conseguido.

A la solución la hemos llamamos Patometer. Y en estos momentos hemos abierto una etapa de beta privada para empresas de servicios con equipos de entre 2 y 15 personas, que trabajen como nosotros, en proyectos.

Si te identificas con esto que he contado en el post y te parece interesante participar en la beta privada, echa un vistazo aquí y solicita tu acceso.