Normalmente, cuando vamos a cambiar de aplicación, no empezamos de cero. Hay que tomar decisiones sobre qué migrar y qué dejar como histórico en la solución previa.
Por eso, hay que planificar esas decisiones respondiendo a las siguientes preguntas:
¿Qué información puede trasladarse de un sistema a otro?
¿Qué histórico merece la pena importar?
¿En qué orden debe hacerse?
¿Qué comprobaciones realizar?
¿Cuando tiene sentido hacerlo tú mismo?
¿Cuándo es mejor pedir ayuda?
Antes de migrar cabe preguntar: ¿Qué queremos conseguir con Holded?
No es lo mismo migrar solo tu base de datos de clientes y facturas que trasladar toda la contabilidad de una sociedad. Por eso, aunque Holded te ofrece un montón de plantillas en Excel que te van a ayudar muchísimo en las migraciones de datos de cada bloque, no en todos los casos es necesario utilizarlas todas. Ni, por supuesto, se puede hacer de cualquier manera ni en cualquier orden.
El peor momento para decidir cómo usarás Holded es después de haber importado los datos.
Evita decir: importémoslo todo y ya veremos.
Hazte, al menos, estas preguntas:
- ¿Quieres Holded solo para emitir facturas? ¿Vas a llevar los gastos también?
- ¿Quieres llevar también la contabilidad?
- ¿Tu asesoría está dispuesta a trabajar contigo codo con codo con Holded?
- ¿Vas a utilizar CRM, proyectos, inventario, RRHH...? Síjosí, Holded tiene muchas funcionalidades, no sólo facturación y contabilidad.
- ¿Tienes una tienda online o alguna otra aplicación que deba conectarse a Holded? O al menos... te gustaría que así fuera?
- ¿Desde qué fecha quieres considerar a Holded como tu sistema principal?
Qué información se puede importar en Holded
Hay mucha información que se puede importar a Holded. Via sus plantillas y/o vía su canal de comunicación entre aplicaciones (API).
Y tú tienes mucha información previa, que hay que desgranar, ver en qué estado se encuentra, qué importamos (qué podemos y qué debemos) y en qué orden.
- Contabilidad: plan contable, asientos y activos
- Contactos: clientes, proveedores, ... leads? ... colaboradores?
- Productos: solo los productos o también servicios, variantes, inventario
- Ventas: facturas o también presupuestos, tickets, rectificativas
- Compras: facturas recibidas, gastos, nóminas
- Equipo: empleados, contratos, ... organigrama ? sedes ?
- CRM: oportunidades comerciales... pero también funnels ? tareas ? histórico de gestiones ?
- Proyectos: proyectos, procesos, estados, tareas...
Que un dato pueda ser importado no significa que debas importarlo necesariamente.
¿Hay que migrar todo el histórico?
De veras que esto me pasa muy a menudo, y siempre planteo la estrategia desde 3 ópticas diferentes. Elegir una u otra depende mucho de cada caso. E insisto, prefiero ser repetitivo en esto: depende no solo de si se puede importar, sino también de la dependencia que tengamos de los datos vivos.
Los datos históricos pueden permanecer en los sistemas previos si no aportan mucho a la operativa actual y si la complejidad limita un buen resultado.
Y con complejidad no me refiero solo a qué tan difícil es la importación en sí, sino el estado en que se encuentran los datos en el sistema de origen.
Porque el sistema de origen puede ser un montón de libros Excel (o uno solo :-( ) pero también un sistema digital propio, que puede estar mejor o peor diseñado. O incluso un sistema digital estándar de mercado, pero que puede estar mejor o peor utilizado.
Así que las tres estrategias posibles son:
Opción 1: empezar de cero
Esto conviene cuando:
- La empresa tiene poca actividad
- El sistema anterior contiene información poco fiable
- Sólo se requiere trabajar con información viva
- Vamos a empezar en un nuevo ejercicio
El único riesgo aquí es perder capacidad de consulta y comparación histórica.
Es bastante probable que con el tiempo te des cuenta de que tampoco te hacía demasiada falta. Como ese cajón viejo cuyas cosas que guardabas solo recuerdas cuando lo abres.
Opción 2: trasladar el ejercicio actual y los saldos necesarios
Esta es una opción bastante común. Sobre todo ahora con todo el tema de Verifactu: empresas que están funcionando y quieren cambiar a principio de trimestre a un sistema que les garantice empezar a trabajar en condiciones.
En estos casos solemos tener:
- Facturas emitidas y recibidas en el ejercicio
- Cobros y pagos pendientes
- Cuentas contables creadas y saldos contables
- Contactos en activo
- Otros datos que pueden ser interesantes, como productos y servicios vigentes con inventario. Proyectos abiertos con tareas pendientes. Actividad en el CRM que queremos tener a mano sin tener que rebuscar en el cajón del olvido.
Opción 3: migración histórica completa
Esta es necesaria solo para casos muy particulares. Sobre todo cuando:
- Se precisa consultar varios ejercicios desde Holded
- La empresa quiere presentar los libros y cuentas directamente desde Holded
- La información histórica puede alimentar informes importantes que además vamos a integrar con otras herramientas
- Existen obligaciones contables o de auditoría y queremos dejarlo todo lo más accesible posible
- El sistema anterior, definitivamente, va a dejar de estar disponible
Holded permite importar facturas del ejercicio actual y de los anteriores. Y la mayoría de información extra que no tiene que ver con la facturación y la contabilidad en sí. Si además te apoyas de la red de partners, como es nuestro caso, podemos ayudarte con el plan de cuentas, los libros de facturas, los libros diarios de otros ejercicios y toda esa información extra de la que te hablaba antes.
Qué debes preparar antes de iniciar la migración
Haz una copia del sistema anterior
Esto depende de qué sistema estés utilizando hasta ahora. Si lo tienes todo en Excel, probablemente no tengas que copiar nada nuevo.
Pero específicamente, si estás utilizando ya una aplicación, y dependiendo del nivel de migración que vayas a hacer (teniendo en cuenta lo que comentamos en el punto anterior), es probable que necesites:
- Exportaciones en Excel o CSV, de preferencia. Si no, en el formato que te permitan.
- Copia de las facturas en PDF.
- Listado de clientes y proveedores.
- Balances y libro diario.
- Extractos bancarios.
- Catálogo de productos.
- Copia o acceso de solo lectura al programa anterior.
Limpia la información
Echa un vistazo a lo que tienes ya entre manos, venga de tu configuración previa de los libros de Excel, o venga de las exportaciones de la aplicación. Revisa específicamente:
- Contactos duplicados
- Clientes sin CIF o con datos incorrectos o perdidos
- Proveedores o clientes mal clasificados
- Direcciones o correos desactualizados
- Productos sin referencia o sin inventario claro
- Series de facturación
- Tipos de IVA con los que trabajes actualmente
- Facturas anuladas o duplicadas
- Cuentas contables inconsistentes
- Proyectos antiguos que ya no deben continuar
Establece una fecha de corte
Es importante definir a partir de qué día quieres que Holded tenga en cuenta la información. Y a partir de qué punto todo se registrará exclusivamente en Holded.
Sin fecha de corte pueden aparecer documentos introducidos simultáneamente en ambos sistemas.
Implica a la asesoría
Este suele ser un punto bastante complicado. Hay grandes asesores fiscales muy involucrados y muy sensibles a las necesidades de digitalización de sus clientes. Pero, como en todas las profesiones, también los hay que te van a recomendar lo que mejor les viene a ellos.
Pídeles que se involucren. Si lo hacen, van a ser un aliado fundamental para migrar:
- Planes contables
- Asientos
- Saldos
- Impuestos
- Facturas emitidas o recibidas de ejercicios cerrados.
Y van a darte garantía de que todo cuadre. Eso es importantísimo.
A partir del momento en que tengas todo en Holded todo se le va a facilitar a tu asesor fiscal. Así que deberíais tratar esto como un win-win.
El orden correcto para importar tus datos en Holded
1 - Configuración inicial
Holded recomienda configurar el periodo fiscal, la estructura de cuentas y las cuentas contables predeterminadas antes de comenzar a registrar operaciones.
Una vez que empieces a crear facturas, gastos y otros datos, se utilizará esta configuración y se generarán asientos de forma automática. Así que es importante que esta configuración esté bien desde el principio:
- Datos fiscales de la empresa
- Periodo fiscal
- Dígitos del plan contable
- Impuestos
- Series y numeraciones de facturas, presupuestos, tickets, ...
- Cuentas bancarias
- Formas de pago
- Usuarios y permisos
2 - Cuentas contables
Define la estructura contable sobre la que se apoyarán los otros registros.
3 - Contactos
Clientes, proveedores y otros. Ten en cuenta el CIF/NIF para evitar duplicidades y facilitar la vinculación de datos.
4 - Productos y servicios
Incluyendo referencias, precios, impuestos y, cuando corresponda, inventario.
5 - Facturas de venta y otros documentos comerciales
Lo primero las facturas, y luego presupuestos, tickets, rectificativas, etcétera.
6 - Facturas de compra y gastos
Proveedores, facturas recibidas, tickets y otros gastos
7 - Activos
Si vas a gestionar el inmovilizado desde Holded, no te puedes olvidar de esto.
8 - Libro diario
Aquí importaremos los asientos históricos o del periodo seleccionado.
9 - Y el resto
Terminamos con el resto de datos de la base de datos en función de las aplicaciones que vayamos a usar en Holded: CRM, proyectos, equipo, RRHH, ...
Los experimentos, con gaseosa
De un tiempo a esta parte, Holded ofrece una versión DEMO dentro de cada cuenta, por lo que puedes tener tu propio salón de experimentos sin romper nada en tu cuenta principal.
De esta manera podrás hacer importaciones de prueba de una selección de datos y ver cómo queda. Por ejemplo:
- Selecciona una muestra de datos pequeña y controlada
- Importa algunos contactos
- Importa uno o dos productos y servicios
- Importa varias facturas con diferentes impuestos (si aplica)
- Comprueba cómo se han vinculado, qué asientos se han creado, cómo ha afectado a la contabilidad, a las cuentas contables, ...
- Resetea la cuenta si algo ha ido mal. Como te decía, es una cuenta de demo, así que podrás empezar una y otra vez si algo no te termina de convencer.
- Corrige, si fuera necesario, el archivo de origen.
- Repite la prueba.
- Cuando todo vaya "crema", y tengas limpitos y funcionales los archivos de importación, ya es el momento de pasar a la cuenta de Holded real.
Importante: que una plantilla se importe sin errores no es garantía de que la información se haya importado correctamente.
Una factura puede haberse importado bien pero al contacto incorrecto. O a la cuenta contable equivocada. O haber duplicado un contacto o la propia factura.
Por eso, no te quedes solo en que se haya importado sin errores. Vamos con la comprobación.
Cómo comprobar que la migración es correcta
Cuando se ha terminado de realizar una migración, incluso en el caso de que no aparezcan errores, es importante chequear una serie de apartados para comprobar que todo se haya vinculado de forma correcta.
- Datos completos y no duplicados de los contactos.
- Facturas de venta y de compra completos.
- Contabilidad cuadrada, si aplica en tu caso.
- Inventario, proyectos y procesos, si aplican en tu caso.
Si quieres descargar una checklist completa que pueda servirte de guía, puedes hacerlo aquí.
Los errores más habituales al migrar a Holded
Importar toda la basura acumulada
Si tenemos un montón de basura desperdigada por una pila de libros de Excel, lo que vamos a conseguir es un Holded lleno de basura sin sentido.
Aprovecha la migración para ordenar tu "casa".
Empezar por las facturas
Si vas a llevar la contabilidad en Holded, debes empezar por las cuentas contables y toda la configuración relacionada. Pero aunque no la lleves, empieza al menos por los contactos y los productos. Si no, las vinculaciones entre lo que aparece en las facturas y el resto de elementos pueden quedar hechas un lío.
Modificar las plantillas de Holded
Si vas a usar plantillas de Holded para importar, úsalas tal cual. Es mejor que pases la información de tus libros de Excel al formato de Holded que al revés.
No revisar las series de facturación
Holded propone una serie de facturación por defecto. Revísala y adátala a tu caso. Revisa el siguiente número de factura configurado. No hacerlo puede llevarte a provocar duplicidades o saltos.
Confundir facturación y contabilidad
Importar una factura no implica trasladar correctamente la repercusión contable que genera, sus cobros, sus conciliaciones, ...
No establecer una fecha de corte
Dos sistemas activos a la vez pueden generar datos duplicados o incoherentes. Si vas a utilizar los dos a la vez porque te da respeto, ten una fecha de corte clara.
Cancelar demasiado pronto el programa anterior
Siempre hay tiempo para cancelar la suscripción o la licencia del programa anterior. De verdad, a veces merece la pena pagar un poco más tiempo el antiguo para disponer de respaldos o archivos de consulta. Por si no hemos exportado toda la información necesaria o por lo que sea.
Dar por válida la migración porque no aparecieron errores
Cuando acabes la migración completa, sigue el checklist del punto anterior. Comprueba todo antes de dar por zanjado el asunto.
¿Puedes migrar Holded por tu cuenta?
La respuesta rápida es sí.
Especialmente si tienes pocos contactos, si solo quieres trasladar las facturas del ejercicio actual, si no llevas la contabilidad completa, no tienes inventario y tus datos están limpios como una patena.
Si tienes una sociedad con una contabilidad completa, con varios ejercicios que quieres mantener, tienes mucho inventario o variantes, convendría pedir apoyo.
Si necesitas conectar tu eCommerce, tu CRM, tu aplicación a medida o tu sdatos provienen de distintas herramientas, te recomendaría especialmente acompañarte de un especialista.
Por supuesto, si ya lo has intentado y ves que no te salen las importaciones, hay duplicidades o se te generan descuadres, pide ayuda.
El duo formado por un partner integrador y un partner asesoría es el mejor aliado a la hora de afrontar una migración compleja.
Cómo planteamos una migración a Holded desde Mister Pato
El proceso es sencillo y consta de los siguientes pasos:
- Sesión previa, en la que queremos conocerte a ti, a tu empresa y tu caso en particular. Esta es una sesión breve donde el principal objetivo es saber si te podemos servir de ayuda.
- Análisis de la situación actual, en la que, ahora sí, revisamos en extenso las herramientas, los datos y los módulos necesarios para tu caso. También las necesidades y el perfil de tu asesoría, en caso de que no sea Partner oficial de Holded.
- Definición de alcance, donde decidimos qué se migra, qué se conserva externamente y la fecha de corte a partir de la cual se trabajará en Holded.
- Preparación y limpieza, donde transformamos y limpiamos los datos para adaptarlos a las plantillas de Holded, o bien a su integración via API.
- Configuración de la cuenta, donde aplicamos tus preferencias sobre contabilidad, impuestos, facturación, bancos, módulos, etcétera.
- Importación y validación. Aquí, a ser posible, involucramos a la asesoría fiscal o al especialista interno de la empresa para validar que todo cuadre.
- Puesta en marcha.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar facturas de años anteriores a Holded?
Sí, claro. Holded permite importar facturas del ejercicio actual y de ejercicios anteriores mediante sus plantillas. El alcance conveniente dependerá de tus necesidades de consulta y contabilidad.
¿Es necesario importar todo el histórico?
NO. En muchos casos basta con el ejercicio actual, los documentos pendientes y los saldos necesarios. El resto puede conservarse en el sistema anterior o como archivo.
¿Puedo migrar desde Excel?
Respuesta corta: sí.
Aunque probablemente habrá que limpiar, ordenar y adaptar los datos a la estructura de plantillas de importación de Holded.
¿Puedo migrar desde ContaPlus, de Sage, Contasimple, Contasol, Quipu... u otra aplicación?
Normalmente sí. Dependerá de los datos que tu programa actual permita exportar y de la transformación necesaria para adaptarlos a Holded.
¿Cuánto tarda una migración?
Depende del volumen, la calidad de los datos, los módulos utilizados y la complejidad contable. La limpieza y validación suelen requerir más trabajo que la importación en sí.
¿Debo esperar al inicio del año para cambiar?
NO. Puede hacerse durante el ejercicio, aunque hay que establecer correctamente la fecha de corte y acordar con tu asesoría cómo se trasladarán los datos anteriores.
¿Puedo seguir utilizando el programa antiguo?
Sí, y suele ser recomendable hacerlo durante un tiempo prudencial para conservar los datos mientras se valida el nuevo sistema.
¿Qué ocurre si ya he importado información incorrectamente?
Pide ayuda a un Partner integrador o a un Partner asesoría. Normalmente no hay nada que no se pueda revertir o corregir.