La pregunta equivocada
Serie: Arquitectura operativa para empresas de servicios.
Desde que empezamos a publicar acerca de nuestro propio sistema de control horario y de gestión de proyectos, es muy común que en las conversaciones aparezcan preguntas del tipo ¿Es mejor Patometer que Clickup? ¿Pero es no lo hace ya Trello? ¿O Clockify?
Son preguntas razonables. Es normal que te surjan esas dudas si ya conoces alguna de las herramientas que hay en el mercado. Si las has probado o incluso si ya las estás usando de alguna u otra manera.
El problema es que esa es la pregunta equivocada.
Cambio de enfoque
Cuando hablamos de digitalización en empresas, es bastante común empezar a hablar de herramientas, de tecnologías, de software. Y de ahí pasamos a las comparaciones entre la infinidad de opciones que nos proporciona el mercado. Más aún si tenemos en cuenta el crecimiento exponiencial que está habiendo actualmente, ya que con la IA es más fácil que nunca montar un SaaS.
¿Qué aplicación me da más funcionalidades? ¿Cuál es más barata? ¿Cuál dispone de la mayor base de usuarios detrás que me garantice que es más potente o más fiable?
Pero muy pocas veces nos hacemos la pregunta que más afecta a nuestro negocio:
¿Cómo está diseñada nuestra operativa?
Esta pregunta es mucho más importante porque el mayor reto de las empresas, especialmente de las PYMEs de servicios no es el software, sino la arquitectura de la operación, del día a día. De cómo hacemos realidad la ejecución de los servicios que ofrecemos. Cómo llegamos (mucho antes de hablar de software) desde la etapa en la que el cliente es consciente de que existimos, hasta que lo convertimos en un cliente satisfecho y "recomendador".
Herramientas vs Sistemas
Las herramientas resuelven tareas. O nos ayudan a resolverlas mejor, más rápido. Es más fácil atornillar con un destornillador eléctrico que con uno manual. Y definitivamente es más fácil hacerlo con un destornillador manual que con un cuchillo de untar mantequilla.
--- El que no haya intentado destornillar con un cuchillo de mantequilla que tire la primera piedra.
Parece natural y normal que intentamos rodearnos de las mejores herramientas para facilitarnos el día a día. Pero las herramientas no sostienen la empresa:
Es el sistema el que sostiene a la empresa.
Puedes tener una herramienta con la que registrar el tiempo que dedicas en cada tarea. Y otra para gestionar, organizar, delegar y hacer seguimiento de dichas tareas. Otra para facturar. Pero si el engranaje, las piezas que forman tu sistema no se han puesto ahí para formar parte de un sistema diseñado previamente sino que han ido cubriendo necesidades puntuales, es posible que lo que tengas ahí sea un montón de parches cogidos de un hilo.
Cambia la pregunta
Todo esto nos lleva de nuevo al inicio: deberíamos dejar de preguntar qué herramienta es mejor o qué software deberíamos usar. Las preguntas reales son:
- ¿Qué sistema sostiene mi operativa diaria?
- ¿Cómo puedo conectar tiempo, proyectos y dinero?
- ¿Cuál va a ser mi fuente única de verdad? Aquella de la que parten las herramientas que me van a ayudar a llevar a cabo de manera más eficiente el resto de actividades de mi negocio.
Cambiar las preguntas afecta a la forma en que nos aproximamos al reto de tomar las decisiones correctas. Con este tipo de preguntas dejamos de esperar que haya una herrramienta que obre el milagro.
Con estas preguntas empiezas a diseñar sistemas.
Siguiente artículo de la serie: El coste invisible de unir herramientas.