El coste invisible de unir herramientas
Serie: Arquitectura operativa para empresas de servicios.
Artículo anterior: La pregunta equivocada.
En mi cabeza se dibuja un escenario muy típico: esa pequeña empresa que empieza a digitalizar y busca herramientas para apoyarse en el día a día.
Es normal diseñar o construir este sistema, especialmente en los inicios, basándonos en herramientas como Excel, un cliente de email o una herramienta de mensajería como Whatsapp.
Los más valientes se atreven con aplicaciones de productividad como Trello o Notion e incluso otras de gestión de tiempos como Toggl o Clockify.
Y los más audaces automatizan con Zapier, Make o n8n.
Hay un momento en que todo funciona. Y da mucho gustito.
El trabajo invisible
De repente, aparecen pequeñas tareas invisibles:
Hay que exportar datos de un sitio a otro.
Nueva automatización.
Algo no cuadra.
Revisamos.
Volvemos a revisar.
"Espera, igual necesitamos otra hoja de Excel para esto".
Esto no se ha actualizado...
Probamos otra vez.
Son tareítas pequeñitas. A veces no tan pequeñas. Pero están siempre ahí, consumiendo tiempo. Y algo peor. Empieza a notarse que el sistema es frágil.
No ha sido un fallo de elección de herramientas. Cada una por separado es excelente. Pero el problema no son las herramientas. El punto es si hemos pensado en la arquitectura o hemos ido parcheando, pegando martillos con cinta americana, cada vez que hemos visto una limitación en el diseño.
Lo que empezó con un Excel en Google Drive se fue enriqueciendo en herramientas conforme iban apareciendo necesidades. Buenas herramientas independientes que vamos acoplando de la mejor manera posible. Finalmente se genera una fricción por efecto acumulativo.
La que sabe de esto es Celia
Ocurre con mucha frecuencia que hay una persona en la empresa que "lo controla todo". Que es la única que sabe cómo funciona todo. En la mayoría de los casos es fundadora. Pero no siempre.
Esta es la persona que ha ido construyendo el sistema. Con muy buen gusto, con cierto criterio, algo de habilidad y buena predisposición. Es la persona que ha conectado todo. Y lo ha hecho tan bien que es la única persona que sabe qué Excel tiene el dato correcto.
Es la persona que sabe de un vistazo que algo no cuadra. Que arregla la automatización en un plis y que exporta los datos de Toggl o de Notion exactos para que todo funcione de nuevo.
Y funciona.
Pero también introduce fragilidad.
En la búsqueda de un sistema más coherente
En algún momento aparece la necesidad de hacer algo distinto.
De dejar de parchear y empezar a diseñar.
Las empresas de servicios compartimos una estructura clara:
- trabajamos por proyectos
- el tiempo es un recurso finito y valiosísimo que no se recupera
- la organización y la coordinación son piezas clave del sistema
- no solo es importante el dinero en la caja o los KPIs globales, también lo son en nuestra unidad económica: los proyectos.
Cuando tiempo, proyecto y dinero no están conectados en el sistema, la empresa empieza a operar con fricción constante.
Esta fricción no es casual, es estructural.
Es el síntoma de una operativa frágil.
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